امروزه گر چه اینترنت، برگزاری کنفرانس ها را به جهان ابرگونه و بی مرز خود کشانده اما برگزاری کنفرانس های سنتی یا همان حضوری هنوز هم بهترین شیوه گردهمایی های علمی، سیاسی و هنری است. گفتگوی رو در رو و چهره به چهره به رغم تکامل ابزارهای ارتباطی دیجیتال، یک عنصر منحصر به فرد را در خود پنهان دارد که در همایش های دیجیتال یافت نمی شود: عنصر رخدادهای پیش بینی نشده! با این حال تجربه این تجربه های پیش بینی نشده، رایگان نیست و برای تجربه آنها باید به هزینه برگزاری کنفرانس اندیشید.
کنفرانس های سه گانه و هزینه های پیش بینی نشده!
هزینه برگزاری کنفرانس به عناصر متعددی باز می گردد که برخی پیشبینی پذیر و برخی دیگر پیش بینی شده نیستند. در نتیجه در برنامه ریزی های خود همیشه باید هزینه ای برای این رخدادهای سر زده کنار گذاشت. کنفرانس ها امروزه به سه شکل برگزار می شوند:
کنفرانس های حضوری: در این شکل از همایش ها، حضور شرکت کنندگان کاملا عینی است و در مکانی فیزیکی رخ می دهد. این مکان معمولا تالار کنفرنس یا همایش است.
کنفرانس های مجازی: این نوع کنفرانس ها در مکانی واقعی برگزار نمی شوند. با پیدایش اینترنت، شکل نوینی از مکان به درک پیشین ما از مکان ها اضافه شد و آن هم مکان مجازی است. نوعی از نامکان که ماهیتی نامرئی و شناور دارد و شرکت کنندگان بدون آنکه از خانه یا دفتر کار خود تکان بخورند از طریق شبکه جهانی اینترنت، در مکانی ابرگونه با هم به گفتگو می پردازند.
کنفرانس های ترکیبی یا Hybrid Events: این شکل از همایش، با حفظ شکل سنتی کنفرانس از قابلیت های کنفرانس های مجازی هم بهره می برد. به این معنا که شکل اصلی شرکت، حضوری است اما با کمک زیرساخت های دیجیتال و مجازی اینترنت، به کسانی که به دلایلی توان شرکت در کنفرانس را ندارند، امکان شرکت مجازی داده می شود.
هزینه برگزاری کنفرانس و برنامه ریزی مالی
کنفرانس ها در هر شاخه و رشته ای یک ضرورتند. علم در همه شکل های آن به این هم اندیشی ها نیاز دارد. اما این هم اندیشی ها، بدون هزینه برگزاری کنفرانس و بودجه بندی آن در حد یک اندیشه و آرزو باقی می مانند. اگر این توزیع مالی و برنامه ریزی هزینه ها به درستی با نیازهای کنفرانس همخوانی نداشته باشد، هرج و مرجی پیش می آید که ناخشنودی شرکت کنندگان کوچک ترین بخش آن خواهد بود. تمرکز ما در اینجا بیشتر بر کنفرانس های حضوری است. مهارت در برگزاری این شکل از همایش ها، قطعا شما را در برپایی شکل های دیگر آن هم به مهارت و چیره دستی می رساند.
هزینه های مستقیم با موفقیت کنفرانس ارتباطی مستقیم دارند!
در هزینه برگزاری کنفرانس، هزینه های مستقیم بیشترین سهم را به خود اختصاص می دهند. یکی از این هزینه ها اجاره سالن یا تالار است. این هزینه به مساحت تالار بستگی دارد و مساحت تالار هم به شمار شرکت کنندگان ارتباط پیدا می کند. شما باید پیشاپیش بدانید که چه تعدادی در کنفرانس شما شرکت خواهند کرد. همیشه ظرفیت سالن را با توجه به تعداد احتمالی شرکت کنندگان انتخاب می کنند. اگر موضوع کنفرانس شما جذاب است و احتمال می دهید که شمار زیادی از علاقه مندان در آن حضور می یابند بهترین راه جلوگیری از هر ج و مرج، محدودیت آفرینی است.
مانند اینکه برای ثبت نام در کنفرانس، محدودیت هایی در نظر بگیرید. این کار شما را از چالش سرگیجه آور و هرج و مرج آفرینِ شرکت کنندگان زیاد و مکان نامناسب و کم ظرفیت رهایی می بخشد.
سخنران و هزینه برگزاری کنفرانس!
بخش دیگری از هزینه برگزاری کنفرانس، دستمزد سخنرانان است. طبیعی است که سخنران، به کار خود به چشم یک شغل نگاه می کند و بسته به شهرت و تخصص خود، برای کالای خود یعنی مجموعه داده هایی که در سخنرانی خود به شنوندگان و شرکت کنندگان ارائه می دهد، بهایی تعیین کرده است. پس یادتان باشد که در جدول بودجه بندی هزینه های خود حتما بخشی را به این موضوع اختصاص دهید.
کارت پروژه، بهترین سایت انجام مقاله کنفرانسی
سایت کارت پروژه، با داشتن برترین متخصصین در انجام مقاله کنفرانسی می تواند مقالات شما را به بهترین نحو ممکن انجام دهد. شما میتوانین جهت ثبت سفارش مقاله کنفرانسی و اطلاع از تعرفه انجام آن با کارشناسان سایت کارت پروژه در ارتباط بوده و سفارش خود را در فضای مجازی و تلفن درج شده در سایت ثبت نمائید و منتظر پاسخگویی کارشناسان ما باشید.
بدون تبلیغات سالن شما خالی می ماند!
یک کنفرانس برای موفقیت خود به تبلیغات نیاز دارد. امروزه حتی کنفرانس های حضوری هم از قابلیت های بی نظیر اینترنت برای اطلاع رسانی و تبلیغ بهره می برند. تبلیغات خود یک دانش چند بخشی است و برای تهیه یک تبلیغ گیرا و تاثیر گذار به همکاری گروهی از متخصصان نیاز دارید. متخصصانی مانند تولید کننده محتوا، گرافیست و شرکت های تبلیغاتی. تخصص این شرکت ها به شما بهترین شکل تبلیغ و مناسب ترین زمان آن را پیشنهاد می دهد.
هزینه برگزاری کنفرانس، نعره استاد و شکم های گرسنه!
هزینه های دیگری که غیر از موارد گفته شده باید در هزینه برگزاری کنفرانس حتما بگنجانید بسته به نوع کنفرانس ها متفاوتند. اما عموما در بودجه بندی خود باید به هزینه پذیرایی از شرکت کنندگان و ابزارهای صوتی و بصری سالن هم فکر کنید. هیچ سخنرانی دوست ندارد که مثل فیلسوفان یونان باستان وسط حلقه علاقه مندان بایستد و تمام مدت نعره بزند و هیچ شرکت کننده ای هم نمی تواند بدون خوردن چیزی مقوی، ذهنش را از شکم گرسنه اش به موضوع سخنرانی، هر چند جذاب ترین موضوع همه جهان های موازی هم باشد، معطوف کند!